Das Produkt. Papierlos.
Praktisch. Persönlich.

Projekte

Dokumentieren Sie Ihre Projekte über den gesamten Gebäudezyklus hinweg. Mit unserer logischen Ordnerstruktur verwalten Sie mehrere Projekte parallel, ohne den Überblick zu verlieren.

Mit unseren Projektrollen können Sie die Zugriffe auf Ihre Projektinformationen einfach und nachvollziehbar regulieren. Egal ob als Administrator mit kompletter Einsicht und Verwaltungsfunktion oder als Benutzer, der nur einen kleinen Ausschnitt des Projektes sieht. Flexibel und einfach umsetzbar. Somit können Sie interne und externe Zuständigkeiten unkompliziert managen.

Aufgaben erstellen, zuweisen und erledigen

Unsere Pins sind der Start in ein umfangreiches Aufgabenmanagement. Die zuvor gesetzten Ankerpunkte können mit zahlreichen Aufgaben versehen werden, die nicht nur unterschiedliche Inhalte haben, sondern auch unterschiedlichen Personen zugewiesen werden können.

Benachrichtigungen

Mit der Benachrichtigungsfunktion bleiben Sie immer am Laufenden. Egal ob es Änderungen bei den Aufgaben, neue Pläne oder andere Updates gibt.

Dabei gibt es die Möglichkeit, unterschiedliche Zeiträume zu wählen. Besonders beliebt ist dabei unsere „Regelmäßig“-Einstellung, die eine Zusammenfassung der letzten 24 Stunden vor Arbeitsbeginn per E-Mail versendet.

Externe Aufgaben

Diese Funktion ist vor allem für die kostenlose Subunternehmer-Funktion von Relevanz. Die eingeladenen Personen können dabei nur ihre zugewiesenen Aufgaben sehen. Um hier auch Offline arbeiten zu können, können diese offenen Pins via Export als Bericht ausgegeben werden. Im Anschluss können diese dann von den zuständigen Personen in docu tools nach Erledigung nachgetragen werden.

Die digitale Version bietet ebenso die Möglichkeit, Fotos als Erledigungsbeweis der Aufgabe hinzuzufügen.

Massenverarbeitung

Um ähnliche Pins (inkl. Aufgaben) mit einander kombinieren zu können, ohne dabei die Verortung zu ändern, haben wir die Gruppenfunktion eingeführt. Dadurch bieten wir nicht nur eine Übersicht über zusammengehörige Pins und deren Aufgaben, sondern auch eine Massenverarbeitungs-Funktion. Folgendes Beispiel veranschaulicht diese Funktion:

Der Brandschutzkoordinator öffnet den Grundrissplan des Gebäudes und filtert diese nach den darauf verorteten „Feuermelder“-Pins. Er sieht auf einen Blick, wie viele Feuermelder sich im Gebäude befinden und wo diese sind. Mittels Massenverarbeitung kann er all diesen Ankerpunkten auf einmal eine neue Aufgabe „Überprüfung Feuermelder“ mit der gewünschten Fälligkeit und zuständigen Person zuweisen. Schnell und unkompliziert, ohne dabei einen Feuermelder zu vergessen.

Berichtswesen

Das docu tools Berichtswesen basierend auf MS Word oder Excel passt sich flexibel an Ihre täglichen Anforderungen an. Bestehende Vorlagen können weiterverwendet werden, ohne diese mühsam im System nachzubauen. Somit können Sie nicht nur eine einheitliche Dokumentation gewähren, sondern auch noch in Ihrem Wunsch-Design Berichte exportieren.

Flexibel anpassbar

Das docu tools Berichtswesen basiert auf Platzhaltern, die dann je nach Wunsch geladen und als Bericht schlussendlich exportiert werden kann. Alle Felder (auch benutzerdefinierte), die sie in der docu tools Software befüllen, können für Ihren Bericht ausgelesen und exportiert werden. Sie können dabei auch ein individuelles Titelblatt und Inhaltsverzeichnis erstellen. Die Berichte können nicht nur als PDF* ausgegeben werden, sondern auch in anderen Sprachen, somit können Sie Sprachbarrieren unkompliziert überwinden.

*nur für Word-Vorlagen möglich

Einfach teilen

Die integrierte Teilen-Funktion ermöglicht eine schnelle Verbreitung Ihrer Dokumentation via E-Mail oder Link auch für externe Kolleg:innen. Das digitale Unterschreiben direkt am Tablet ermöglicht eine unkomplizierte Abwicklung ohne Papieraufwand.

Dank Vorlagen sofort loslegen

Sie können aus einer Vielzahl von professionellen Vorlagen auswählen, etwa für Übersichten oder Projektpläne. So fällt der Anfang leichter.

Bautagebuch

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Mangelanzeige

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Begehungsprotokoll

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Kollaboration

docu tools vereinfacht die Zusammenarbeit unter allen Beteiligten. Digital und transparent nachvollziehbar. Die zuvor definierten Aufgaben können dabei internen Benutzer:innen oder externen Subunternehmer:innen zugewiesen werden. Um hier auf die individuellen Bedürfnisse besser eingehen zu können, wurden unterschiedliche Rollen und Berechtigungen definiert. So können Sie sich Ihr Team nach Wunsch und projektbezogen zusammenstellen.

Die 5 Rollen in docu tools

docu tools vereinfacht die Zusammenarbeit unter allen Beteiligten. Digital und transparent nachvollziehbar. Die zuvor definierten Aufgaben können dabei internen Benutzer:innen oder externenSubunternehmer:innen zugewiesen werden. Um hier auf die individuellen Bedürfnisse besser eingehen zu können, wurden unterschiedliche Rollen und Berechtigungen definiert. So können Sie sich Ihr Team nach Wunsch und projektbezogen zusammenstellen.

*docu tools Lizenz notwendig

Eine detaillierter Erklärung zu den Projektrollen finden Sie in unserem Help Center

Wir wissen, dass die Realität nicht nur digital stattfindet

Genau deshalb haben wir hybride Funktionsweisen in unserer Software integriert, die die analoge mit der digitalen Welt optimal verbindet und somit für alle Beteiligte vereinfacht.

Offline

Online

Arbeiten mit Mitgliedern, Teams und Kontakten. Für Beteiligte Personen, die über keine E-Mail-Adresse verfügen, aber dennoch Aufgaben zugewiesen bekommen sollen, gibt es die Kontaktfunktion. Die Personen können dann im System angelegt werden und die zugewiesenen Aufgaben als ausgedruckten Report zur Bearbeitung erhalten. Dies hat sich als überaus relevanten Workaround für externe Unternehmen erwiesen. docu tools kann somit eine hybride Arbeitsweise abbilden.