Workflow

So könnte auch Ihr Workflow aussehen.

docu tools in der Praxis

Einfach, vielseitig & praxisnah.

Wie vielseitig docu tools in der Praxis einsetzbar ist, zeigen die nachstehenden Anwendungsfälle. Bitte beachten Sie, dass es sich hier um Beispiele handelt, wie unsere Kunden docu tools verwenden. docu tools kann natürlich auch an Ihren individuellen Workflow angepasst werden.

Vorbereitung im Büro

Vor Baubeginn legen Sie ein neues Projekt in docu tools an und spielen die Baupläne in das System in eine übersichtliche Ordnerstruktur ein. Optional können Sie auch noch das Raumbuch importieren und alle Räume auf den Plänen verorten. Voilà! Nach der Synchronisation stehen alle Daten für alle Mitarbeiter auf ihren Tablets bereit.

Auf der Baustelle

Für eine strukturierte Baufortschrittsdokumentation empfehlen wir, bei jeder Begehung in jedem Raum einen PIN zu setzen. So können Sie bei nachträglichen Verhandlungen oder Verfahren auch noch nach langer Zeit den Zustand jedes Raums zu jeder Begehung aufrufen.

 

Ihre PINs setzen Sie bei der Begehung direkt in den Raum, den Sie in Schritt eins (siehe „Vorbereitung im Büro“) bereits verortet haben – so sparen Sie weitere Zeit und behalten bei künftigen Begehungen immer die Übersicht.

 

Außerdem profitieren Sie von einer sauberen Trennung von Baufortschritts- und Mängeldokumentation, bei der Sie lediglich die Mängel erfassen würden.

Fortlaufende Dokumentation

Während der gesamten Projektdauer können auch mehrere Personen parallel an einer lückenlosen Dokumentation mit docu tools arbeiten. Pläne werden im Hintergrund aktualisiert und Zwischenberichte z.B. für Besprechungen erstellt. Am Ende des Tages werden alle aufgenommenen Daten gesichert und mit Ihrem (Firmen-)Server synchronisiert.

Vollständige Dokumentation

Mit docu tools haben Sie stets den Überblick über Ihre Baustelle.

 

Mit Hilfe der docu tools „Zeitreise“ können Sie auch noch lange nach Projektabschluss an jeden beliebigen Punkt in der Vergangenheit „reisen“ um festzustellen, wie die Baustelle zum jeweiligen Zeitpunkt ausgesehen hat.

 

Da in der Software nichts löschbar ist, kann die Dokumentation auch nicht nachträglich verfälscht werden. Ein weiterer Grund, warum docu tools-Kunden auch bei Verhandlungen vor Gericht stets im Vorteil sind.

 

Am Ende des Bauprojekts verfügen Sie über eine umfassende und urkundsechte Dokumentation, in der alle Details schnell auffindbar und Ihre Entscheidungen nachvollziehbar sind.

Vorbereitung im Büro

Sie legen ein neues Projekt in docu tools an und spielen alle relevanten Baupläne in das System ein. Anschließend laden Sie alle Beteiligten wie Subunternehmer, Angestellte, etc. zu Ihrem Projekt ein, wobei immer nur Sie entscheiden, wer welche Informationen erhält und welche Funktionen nutzen kann.

Mängelaufnahme und Zuweisung

Durch das Setzten eines PINs im Plan erfassen Sie Mängel spielend einfach an der betroffenen Stelle. Dies machen Sie direkt am iPad oder Ihrem Android Tablet. Zu jedem PIN erfassen Sie beliebige Inhalte wie z.B. Text-, Foto-, Video- oder Audio-Notizen.

 

Im Anschluss weisen Sie den Mangel der zuständigen Firma oder Person zu, die vollkommen automatisch eine Benachrichtigung erhalten kann – soferne Sie das möchten. Natürlich können Sie auch übersichtliche Berichte erstellen und von unterwegs als PDF Datei per E-Mail versenden.

Erledigung und Kontrolle

Nachdem der Verantwortliche über Mängel informiert wurde, kann er mit der Behebung beginnen. Ist seine Arbeit getan, kann er das ebenfalls in Ihrem docu tools System mit entsprechenden Anhängen (wie z.B. Fotos) festhalten und Sie werden automatisch informiert. Sind Sie mit seiner Arbeit zufrieden, können Sie die entsprechenden (Mängel-)PINs auf „erledigt“ setzen.

Vollständige Dokumentation

Sie behalten stets den Überblick über alle Projekte und alle etwaigen Mängel. Sie können diese nach Zuständigkeit und Status filtern und daraus jederzeit aussagekräftige Berichte generieren.

 

So können Sie z. B. auch nachvollziehen, wie lange die Bearbeitung eines Mangels gedauert hat und welche Mängel immer noch nicht erledigt sind.

Einmaliges Einspielen aller Pläne

Für eine lückenlose Dokumentation werden alle Pläne von allen Immobilien eingespielt. Wo es keine Pläne gibt, können auch Fotos als „Planersatz“ dienen (z.B. bei Fassaden).

Jährliche Begehungen

Wir empfehlen, alle öffentlich zugänglichen Bereiche einer Immobilie zumindest einmal pro Jahr in Augenschein zu nehmen. Bei dieser Besichtigung dokumentieren Sie alle Ereignisse bequem mit dem Tablet. Optional können Sie diese auch gleich den jeweils zuständigen Personen bzw. Firmen zuweisen – das spart Zeit.

Aufnehmen und Abwickeln von Schäden

docu tools bietet Ihnen stets die Übersicht über alle Schäden und deren Status. So lassen sich auf Knopfdruck jederzeit aussagekräftige Berichte erstellen.

Übergabe von Objekten

Einen zusätzlichen Mehrwert bietet docu tools z.B. bei Büro- oder Wohnungsübergaben. Werden Büros oder Wohnungen neu vermietet, lässt sich mit docu tools ganz einfach eine komplette Dokumentation des Zustands des jeweiligen Objekts bei der Übergabe erstellen. Der fertige Bericht kann direkt vom Tablet per Mail an beide Parteien versendet werden. Mögliche Ungereimtheiten beim Auszug lassen sich somit von Anfang an vermeiden.

Vorbereitung

Für ein Gutachten legen Sie in docu tools ein eigenes Projekt an, zu dem Sie alle notwendigen Pläne einspielen. Sollten keine Pläne vorhanden sein, können auch Fotos als Planersatz herangezogen werden. Zuletzt synchronisieren Sie Ihre Daten mit Ihrem Tablet.

Begehung vor Ort

Während der Begehung setzen Sie einzelne PINs. Auch mit externen Geräten wie z.B. einer hochauflösenden Kamera gemachte Bilder lassen sich nachträglich auf Knopfdruck in docu tools ergänzen. Dabei werden die Daten automatisch den jeweiligen PINs zugeordnet (auch ohne GPS oder Internet-Verbindung). Die notwendigen Texte zu den PINs können Sie entweder tippen oder ganz einfach tippen lassen, indem Sie sie direkt in Ihr iPad diktieren (Siri).

Im Büro

Nach der Begehung wird das Tablet mit der Datenbank synchronisiert. Die Fotos der externen Kamera müssen lediglich in das System eingespielt werden; die Zuordnung der Fotos zu den entsprechenden PINs erfolgt vollkommen automatisch. So können hochauflösende und detailreiche Fotos einfach und zeitsparend in Ihre Dokumentation integriert werden. Auf Knopfdruck generieren Sie Ihren fertigen Bericht.