Behalten Sie den Überblick – jederzeit und überall.
docu tools vereinfacht die digitale Baudokumentation: Pläne sind stets aktuell, Aufgaben nachvollziehbar, und alle Beteiligten arbeiten auf dem gleichen Stand. Weniger Aufwand, mehr Effizienz – direkt aus der Praxis entwickelt.
Projekte
Dokumentieren Sie Ihre Projekte über den gesamten Gebäudezyklus hinweg. Mit unserer logischen Ordnerstruktur verwalten Sie mehrere Projekte parallel, ohne den Überblick zu verlieren.
Mit unseren Projektrollen können Sie die Zugriffe auf Ihre Projektinformationen einfach und nachvollziehbar regulieren. Egal ob als Administrator mit kompletter Einsicht und Verwaltungsfunktion oder als Benutzer, der nur einen kleinen Ausschnitt des Projektes sieht. Flexibel und einfach umsetzbar. Somit können Sie interne und externe Zuständigkeiten unkompliziert managen.
Die 5 Rollen in docu tools
docu tools vereinfacht die Zusammenarbeit unter allen Beteiligten. Digital und transparent nachvollziehbar. Die zuvor definierten Aufgaben können dabei internen Benutzer:innen oder externen Subunternehmer:innen zugewiesen werden. Um hier auf die individuellen Bedürfnisse besser eingehen zu können, wurden unterschiedliche Rollen und Berechtigungen definiert. So können Sie sich Ihr Team nach Wunsch und projektbezogen zusammenstellen.
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Alles am Plan
Pläne sind die Basis Ihres Projektes. Nicht nur im realen Leben, sondern auch digital in unserer App. Mit unserem Tool haben Sie diese immer griffbereit und auch ohne Internetzugriff in Ihrer Hosentasche.
Es gibt eine Vielzahl an Möglichkeiten, wie Sie Ihr Projekt abbilden können und was genau Sie als Plan passend definieren möchten. Mit unserer simplen Ordnerstruktur können Sie Ihre Pläne über den gesamten Gebäudezyklus logisch abspeichern.
24/7 on- und offline
Vom Büro direkt auf die Baustelle - in nur wenigen Sekunden abrufbar. Mit unserer Offline-Version können Sie auf Ihre Pläne auch ohne Internet zugreifen und diese bearbeiten. Somit sind Sie von keinen Empfangsproblemen beeinträchtigt.
Alles kann ein Plan sein
Wir differenzieren nicht zwischen Bauplan und Foto. Diese Funktionalität eröffnet Ihnen komplett neue Möglichkeiten und verhilft Ihnen dazu, Grundrisse, Fassaden-, Polier-, Installations- oder Geländepläne einfach zu nutzen. Egal welche Perspektive oder Größe. Immer nach demselben Prinzip.
Schnell verfügbar
Die Pläne können als .pdf, .jpg, .webp und .png hochgeladen werden. Für einen optimalen Workflow konvertieren wir Ihre Pläne im .jpg. Dadurch verringert sich die Ladezeit um 99% und die Datei ist sofort abrufbar. Beim Export der Datei wird diese dann automatisch wieder in das Usprungsformat konvertiert.
Mit Versionen arbeiten
Gerade in der Anfangsphase eines Projektes ändern sich Pläne und Begebenheiten. Damit die bisher geleistete Arbeit weiterhin verwendet werden kann, bieten wir die Revisions-Funktion an. Neue Pläne können einfach hochgeladen werden und ersetzen den bestehenden Plan - mit nur einem Knopfdruck.
Transparent dokumentiert
Um eine nachvollziehbare Dokumentation zu gewährleisten, gibt es zahlreiche Sicherheits-Features in Bezug auf unsere Pläne. Ebenso gibt es die Möglichkeit von Plan Version #8, wieder auf Plan Version #7 zurückzuspringen.
- Versionsverlauf
- Änderungsverlauf
- Erstellungsdatum
- Verantwortliche Person
- Benachrichtigung bei neuem Plänen
- Keine Löschfunktion
Einfach teilen
Die Plan-Export-Funktion vereint den Basis-Plan mit all Ihren Aufgaben, Informationen, Dokumenten und Bildmaterialien und dient somit als Ablage oder Grundlage für Besprechungen. Als Projektvorlage kann Ihr Vorzeigeprojekt auch als Grundlage für viele weitere Projekte herangezogen werden.
Pläne in der Praxis
Um einen besseren Einblick in den Alltag mit docu tools zu bekommen, haben wir hier einige Anwendungsfälle unserer Kund:innen gesammelt:
Pins & Aufgaben
Bei docu tools dreht sich alles um den Pin. Dieser dient als Anker und ist für die Verortung auf Ihrem Plan zuständig. Pins eröffnen zahlreiche Möglichkeiten zur Dokumentation und Kollaboration. Sobald ein Pin gesetzt wird, kann dieser mit einem Titel, Beschreibung und zahlreichen Medien Dateien versehen werden. Vor allem die Aufgabenfunktion ist ein hilfreiches Tool für die digitale Kollaboration innerhalb des Projektes.
Vielfalt der Pin Icons und Aufgabenindikatoren
In docu tools spielen Pins eine entscheidende Rolle und lassen sich nicht nur durch ihre Farbe, die der ausgewählten Kategorie entspricht, sondern auch durch ihre Icons leicht unterscheiden.
Der Fortschritt von Aufgaben auf einem Pin führt zu verschiedenen Symbolen und Indikatoren. Hier ein Auszug der möglichen Pin Icons:
Pin ohne Aufgaben
Pin mit einer oder mehreren offenen Aufgaben
Pin mit einer überfälligen Aufgabe
Pin mit einer zurückgewiesenen Aufgabe
Alle Aufgaben aus dem Pin sind als erledigt markiert
Pin ist inaktiv
Pin ist geschlossen
Vielfältig einsetzbar
Um eine vollumfängliche Dokumentation zu gewährleisten, können dem Pin ebenso Skizzen, Sprachnotizen, Dateien, Fotos und Videos oder benutzerdefinierte Felder hinzugefügt werden. Unsere Pins passen sich flexibel an Ihre Anforderungen an.
Aufgaben
Die zuvor definierten Aufgaben können mit einer Fälligkeit versehen und an die zuständigen Personen zugewiesen werden. Pro Pin lassen sich mehrere Aufgaben anlegen. Änderungen werden automatisch per Push-Notification kommuniziert.
Auf der sicheren Seite
Um auch hier einige Sicherheits-Features einzubauen, können die zuvor gesetzten Pins nicht gelöscht werden. Nichtsdestotrotz können nicht notwendige Pins deaktiviert werden. Auch das Pin-Protokoll gibt einen umfangreichen Blick über die Änderung innerhalb des Pins.
Benutzerdefiniert
Mit unseren benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihren Pin mit zusätzlichen Funktionen und für Sie relevanten Daten befüllen (z.B. Nummer, Datum, Zeit, Schieberegler, etc.). Mithilfe unserer Tags können Sie unterschiedlichen Pins in Ihrem gesamten Projekt schnell und einfach filtern. All diese Einträge können in weiterer Folge mit nur einem Knopfdruck als Bericht ausgegeben werden.
Vorschläge
Um effizient arbeiten zu können, haben wir unsere Felder ebenso mit Vorschlagsfunktionen versehen. Häufig vorkommende Titel oder Texte werden unter „zuletzt verwendete Texte“ automatisch vorgeschlagen und mit nur einem Klick eingefügt. Somit können Sie nicht nur schneller arbeiten, sondern auch eine einheitliche Kommunikation und Betitelung sicherstellen. Auch das Pin-Template ist hierbei ein hilfreiches Tool.
Pins in der Praxis
Um einen besseren Einblick in den Alltag mit docu tools zu bekommen, haben wir hier einige Anwendungsfälle unserer Kund:innen gesammelt:
Benutzerdefinierte Pin-Felder in der Praxis
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Aufgaben
Unsere Pins sind der Start in ein umfangreiches Aufgabenmanagement. Die zuvor gesetzten Pins können mit zahlreichen Aufgaben versehen werden, die nicht nur unterschiedliche Inhalte haben, sondern auch unterschiedlichen Personen zugewiesen werden können.
Benachrichtigungen
Mit der Benachrichtigungsfunktion bleiben Sie immer am Laufenden. Egal ob es Änderungen bei den Aufgaben, neue Pläne oder andere Updates gibt.
Dabei gibt es die Möglichkeit, unterschiedliche Zeiträume zu wählen. Besonders beliebt ist dabei unsere „Regelmäßig“-Einstellung, die eine Zusammenfassung der letzten 24 Stunden vor Arbeitsbeginn per E-Mail versendet.
Externe Aufgaben
Diese Funktion ist vor allem für die kostenlose Subunternehmer-Funktion von Relevanz. Die eingeladenen Personen können dabei nur ihre zugewiesenen Aufgaben sehen. Um hier auch Offline arbeiten zu können, können diese offenen Pins via Export als Bericht ausgegeben werden. Im Anschluss können diese dann von den zuständigen Personen in docu tools nach Erledigung nachgetragen werden.
Die digitale Version bietet ebenso die Möglichkeit, Fotos als Erledigungsbeweis der Aufgabe hinzuzufügen.
Massenverarbeitung
Um ähnliche Pins (inkl. Aufgaben) miteinander kombinieren zu können, ohne dabei die Verortung zu ändern, haben wir die Gruppenfunktion eingeführt. Dadurch bieten wir nicht nur eine Übersicht über zusammengehörige Pins und deren Aufgaben, sondern auch eine Massenverarbeitungs-Funktion. Folgendes Beispiel veranschaulicht diese Funktion:
Der Brandschutzkoordinator öffnet den Grundrissplan des Gebäudes und filtert diese nach den darauf verorteten „Feuermelder“-Pins. Er sieht auf einen Blick, wie viele Feuermelder sich im Gebäude befinden und wo diese sind. Mittels Massenverarbeitung kann er all diesen Pins auf einmal eine neue Aufgabe „Überprüfung Feuermelder“ mit der gewünschten Fälligkeit und zuständigen Person zuweisen. Schnell und unkompliziert, ohne dabei einen Feuermelder zu vergessen.
Berichte
Das docu tools Berichtswesen basierend auf MS Word oder Excel passt sich flexibel an Ihre täglichen Anforderungen an. Bestehende Vorlagen können weiterverwendet werden, ohne diese mühsam im System nachzubauen. Somit können Sie nicht nur eine einheitliche Dokumentation gewähren, sondern auch noch in Ihrem Wunsch-Design Berichte exportieren.
Flexibel anpassbar
Das docu tools Berichtswesen basiert auf Platzhaltern, die dann je nach Wunsch geladen und als Bericht schlussendlich exportiert werden kann. Alle Felder (auch benutzerdefinierte), die sie in der docu tools Software befüllen, können für Ihren Bericht ausgelesen und exportiert werden. Sie können dabei auch ein individuelles Titelblatt und Inhaltsverzeichnis erstellen. Die Berichte können nicht nur als PDF* ausgegeben werden, sondern auch in anderen Sprachen, somit können Sie Sprachbarrieren unkompliziert überwinden.
*nur für Word-Vorlagen möglich
Einfach teilen
Die integrierte Teilen-Funktion ermöglicht eine schnelle Verbreitung Ihrer Dokumentation via E-Mail oder Link auch für externe Kolleg:innen. Das digitale Unterschreiben direkt am Tablet ermöglicht eine unkomplizierte Abwicklung ohne Papieraufwand.
Berichte in der Praxis
Um einen besseren Einblick in den Alltag mit docu tools zu bekommen, haben wir hier einige Beispiele unserer Kund:innen gesammelt:
Mängelbericht laut VOB
Abnahmeprotokoll
Schadensbericht
Brandschutzbegehungs-
protokoll
Bautagebuch
Begehungsprotokoll
Besprechungsprotokoll
(Technische) Leistungsfeststellung
Fotodokumentation
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Kollaboration
docu tools vereinfacht die Zusammenarbeit unter allen Beteiligten. Digital und transparent nachvollziehbar. Die zuvor definierten Aufgaben können dabei internen Benutzer:innen oder externen Subunternehmer:innen zugewiesen werden. Um hier auf die individuellen Bedürfnisse besser eingehen zu können, wurden unterschiedliche Rollen und Berechtigungen definiert. So können Sie sich Ihr Team nach Wunsch und projektbezogen zusammenstellen.
Wir wissen, dass die Realität nicht nur digital stattfindet
Genau deshalb haben wir hybride Funktionsweisen in unserer Software integriert, die die analoge mit der digitalen Welt optimal verbindet und somit für alle Beteiligte vereinfacht. Auch für Projektbeteiligte ohne docu tools Lizenz oder Zugriff.
Personen ohne docu tools Zugriff oder eigener E-Mail-Adresse
-
Pin auf Plan setzen
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Aufgaben stellen
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Aufgaben dem Projekt-Team zuweisen
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Aufgaben als Report exportieren und ausdrucken
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Externe bearbeiten Aufgaben
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Fertigstellung melden
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Interne setzen Aufgaben als "erledigt"
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Benachrichtigung Aufgabe prüfen
Personen mit eigener E-Mail-Adresse
-
Pin auf Plan setzen
-
Aufgaben stellen
-
Aufgaben dem Projekt-Team zuweisen
-
Aufgabe wird bearbeitet
-
Aufgabe auf "erledigt" setzen
-
Benachrichtigung Aufgabe prüfen
Optimale Hardware
Arbeiten mit Mitgliedern, Teams und Kontakten. Für beteiligte Personen, die über keine E-Mail-Adresse verfügen, aber dennoch Aufgaben zugewiesen bekommen sollen, gibt es die Kontaktfunktion. Die Personen können dann im System angelegt werden und die zugewiesenen Aufgaben als ausgedruckten Report zur Bearbeitung erhalten. Dies hat sich als überaus relevanten Workaround für externe Unternehmen erwiesen. docu tools kann somit eine hybride Arbeitsweise abbilden.
Für die optimale Performance haben wir zig Geräte und Plattformen getestet, folgende können wir mit bestem Gewissen weiterempfehlen:
hoher interner Speicherplatz
schnelle Prozessoren
gute Kameras
Tablets
Für die optimale Verwendung unserer App empfehlen wir folgende Tablets:
- iPad (Standard-Modell) – idealer Allrounder für den Baustellenalltag
- iPad Pro und iPad mini – für alle, die mehr Leistung oder Blitzfunktion benötigen
- Samsung Galaxy Tab S – leistungsstarke Android-Alternative
Smartphone
Für die optimale Verwendung unserer App empfehlen wir folgende Smartphones:
- iPhone (neueste Generation und max. zwei Vorgängerversionen)
- Samsung Flagship-Modelle
- Nothing Phone
Alle Geräte sollte immer mit der neuesten Version des Betriebssystems verwendet werden. Damit die docu tools App auch im Offline-Modus funktioniert, muss genügend Speicher zur Verfügung stehen. Daher empfehlen wir Geräte mit mindestens 128 GB internem Speicherplatz.
Plattformen und sicheres Arbeiten
iPad
iPhone
Tablet
Smartphone
Surface
Ihre Daten sind bei Google durch branchenführende Sicherheitsmaßnahmen geschützt. Da docu tools ein cloudbasiertes Tool ist, müssen Dateien nicht lokal gespeichert werden. So minimieren Sie das Sicherheitsrisiko für Ihre Geräte.
Alle Daten bei AWS gesichert
nur Region Frankfurt
DSGVO-konform
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und besser bauen!
Dank Vorlagen sofort loslegen
Sie können aus einer Vielzahl von professionellen Vorlagen auswählen, etwa für Übersichten oder Projektpläne. So fällt der Anfang leichter.
Bautagebuch
Mangelanzeige
