Datensicherheit ist eine nur allzu oft unterschätzte Notwendigkeit; ganz besonders im Bauwesen. Warum? Weil gerade im Bauwesen, aber auch in der Immobilienwirtschaft, viele Sachverhalte erst Jahre oder Jahrzehnte später zu Tage treten. Die aufgeworfenen Fragen können mangels gesicherter Datenbestände und einer einwandfreien Zuordnung meistens nicht mehr verifiziert werden. Lange, kostspielige und ineffiziente Streitereien und prozessuale Vorhaben sind die Folge.

Während einer Bauphase denken nur die wenigsten an die Wichtigkeit und Notwendigkeit der Datensicherheit der zu sammelnden Urkunden, Fotos, Sachverhalte, etc., denn Datensicherheit wird zumeist mit IT in Verbindung gebracht, damit auf den Servern oder Notebooks nichts verloren geht. An die Datensicherheit von Sachverhalten, Abläufen oder Zusammenhängen denkt zumeist niemand. Schon gar nicht, dass man bei derartigen Dokumentationen von Sachverhalten und Zusammenhängen natürlich auch die unterschiedlichsten Medien mit absoluter Datensicherheit zusammenspannen muss – kurz gesagt: wann was wie wo von wem veranlasst oder geprüft worden ist. Eine klare Objektivierung dieser Antworten erfordert natürlich hohe Qualität und Logistik – insbesondere, wenn diese Informationen später nicht nur von Insidern genutzt werden sollen.

Zwei Wege sind in diesem Zusammenhang entscheidend: Einzeldokumentationen mit verschiedenen Medien einerseits und die Dokumentation von Zusammenhängen verschiedenster Sachverhalte andererseits. Die Schwierigkeit besteht darin, diese Aufgabenstellung für tausende Varianten mit einem System – das einfach zu handhaben sein muss – zu erfassen. Erst die sinnvolle Verknüpfung von Texten, Protokollauszügen, Fotos, aber auch mündlichen Vereinbarungen, und dies in der eindeutigen zeitlichen Abfolge, ermöglichen eine wirklich nutzbare, hohe Datensicherheit. Dabei darf natürlich nicht übersehen werden, dass diese Dokumentationen löschungssicher sein müssen, aber auch urkundsecht, sollten sie später bei außergerichtlichen oder gerichtlichen Auseinandersetzungen eine nützliche Grundlage sein.

Wenn man Jahre oder Jahrzehnte später über Haftungsschäden urteilen soll, Umbauten an Gebäuden vornehmen will oder gar strafrechtliche Zusammenhänge aufrollen möchte, ist die Qualität der Datensicherung und der Datenlogistik entscheidend.

docu tools macht dies möglich.

DI Dr. Matthias Rant