Datenschutzerklärung

1. Allgemeines

Die Digital Documentation Systems GmbH, Gatterburggasse 5, 1190 Wien (im Folgenden kurz „DDSG“ genannt), nimmt den Schutz persönlicher Daten sehr ernst und hält sich strikt an die Vorschriften der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), des österreichischen Datenschutzgesetzes und des Telekommunikationsgesetzes. Die Erhebung, Verarbeitung, Nutzung und Speicherung der Webseitenbesucher sowie der von DDSG-Nutzern hochgeladenen Daten erfolgt in gänzlicher Übereinstimmung mit den einschlägigen Bestimmungen in der geltenden Fassung.

Der Schutz Ihrer Daten ist für DDSG sehr wichtig. Es ist Teil unseres Dienstleistungs­angebots, dass Ihre personenbezogenen Daten von uns erhoben, verarbeitet und genutzt werden. Diese Datenschutzerklärung beschreibt ausführlich, welche Informationen wir über Sie erheben und was mit diesen Daten geschieht. Nehmen Sie sich bitte Zeit, unsere Datenschutz­erklärung zu lesen, damit Sie so viel wie möglich über den Umgang mit Ihren Daten wissen.

Unsere Produkte und Dienste beinhalten in einigen Fällen Links auf Webseiten anderer Unternehmen. Diese Unternehmen können wiederum über eigene Datenschutzrichtlinien verfügen. Wir empfehlen Ihnen, sich auch mit den Datenschutzrichtlinien dieser Unternehmen vertraut zu machen. Wir übernehmen keinerlei Verantwortung für die Datenschutzpraxis oder Inhalte, die sich auf Produkte oder Dienste dieser Unternehmen beziehen.

Änderungen unserer „Datenschutzerklärung“ werden auf der Website von DDSG veröffent­licht. Auf diese Weise können Sie sich jederzeit darüber informieren, welche Daten wir speichern, wie wir sie sammeln und verwenden.

 

 

2. Erhebung, Nutzung und Verarbeitung personenbezogener Daten

Mit der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten verfolgt DDSG das Ziel, seinen Nutzern einen nutzerfreundlichen, effizienten, kundenbezogenen und sicheren Service anzubieten. Sofern Sie sich entscheiden ein individuelles Angebot anzufordern oder den Newsletter zu bestellen, ist die Bekanntgabe Ihrer Daten erforderlich. Dies sind Ihre Namen (Vorname, Familienname, Firmenname) und Adress- und Kontaktdaten sowie eventuell weitere Informationen, sofern diese von DDSG abgefragt werden und der Geschäftsbeziehung dienen. Diese Daten bezeichnen wir als Bestandsdaten.

 

2.1 Die DDSG Webseite

Indem Sie unsere Webseite besuchen, werden bestimmte Informationen wie IP-Adresse, Browser-Typ und Zugriffszeit bzw. -dauer automatisch an DDSG übermittelt. Diese Daten tragen dazu bei, das Navigationsverhalten unserer Nutzer besser nachzuvollziehen. Sie dienen der Systemadministration und werden für statistische oder Sicherungszwecke gespeichert.

Außerdem helfen uns diese Daten bei der Durchsetzung der AGB von DDSG, v.a. bei der Unterbindung betrügerischen Verhaltens; sie werden unter Umständen für Beweiszwecke benötigt. Diese Daten können gegebenenfalls Rückschlüsse über ein bestimmtes Nutzungs­muster der Webseite zulassen. Personenbezogene Daten werden in diesem Zusammenhang jedoch nicht verwertet.

 

2.2 Die DDSG Software-Applikationen

DDSG nutzt personenbezogene Daten, um eine sichere, effektive und kundenbezogene Inanspruchnahme der Dienste und Software von DDSG zu ermöglichen. Diese Daten werden von DDSG nicht über den aufgrund einer Rechtsgrundlage vorgegebenen Rahmen hinaus genutzt, verarbeitet oder weitergegeben. Darüber hinaus geben wir Ihre Daten nur dann weiter, wenn wir dazu gesetzlich, durch behördliche oder gerichtliche Anordnung verpflichtet sind.

Durch Registrierung bei DDSG werden die E-Mail-Adresse und das persönliche Kennwort des Nutzers für den Login in den gesicherten Bereich von DDSG zur Vertragserfüllung und Angabe zur Vertragsdauer des DDSG-Dienstes gespeichert.

DDSG speichert weiters Name, Vorname, Anrede, akademische Grade, Telefonnummer, Rechnungsadresse (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort), E-Mail-Adresse, UID-Nummer, Firmenbuchnummer und Firmenname des Nutzers zur Erbringung der Leistung und Abrechnung von DDSG. Ein Testzugang steht Ihnen auf Wunsch für einen Monat zur Verfügung.

Mit Hilfe Ihrer Informationen ist es u.a. möglich:

  • Ihnen auf Anfrage ein auf Sie zugeschnittenes Angebot zu übermitteln
  • Ihre Registrierung vorzunehmen
  • Ihnen per E-Mail oder Post Rechnungen über den von Ihnen gebuchten DDSG-Dienst zu senden
  • über den Newsletter-Service aktuelle Informationen und Angebote zu senden, sofern Sie diesem ausdrücklich zugestimmt haben

Hinweis zur Nutzung von docu tools auf dem Tablet: Bei jeder Synchronisation der docu tools App werden User-ID, Projekt-ID sowie die Start- und Endzeiten des Prozesses von DDSG in einem internen Analyse-System gespeichert, um eventuelle Probleme der Nutzer nachzuvoll­ziehen und zu beheben.

 

2.3 DDSG Newsletter

DDSG informiert seine Nutzer regelmäßig über alle Themen, die für die Software, Weiter­entwicklungen der Software, Markttrends, neue Technologien oder besondere Projekte unserer Kunden von Interesse sind. Der Bezug dieser Newsletter ist in einem eigenen Prozess durch den Nutzer zu bestellen. Der Bezug von Newslettern ist an keinerlei Bedingungen geknüpft, ins­besondere kann ein Newsletter von jedem Nutzer bezogen werden, auch wenn er nicht Kunde oder Anwender der docu tools-Software ist. Sollten Sie den Erhalt unserer Newsletter nicht wünschen, können Sie sich jederzeit über die E-Mail-Adresse unsubscribe@docu-tools.com von unserem Newsletter-Service abmelden.

 

 

3. Richtigstellung, Einschränkung und Löschung von Daten

DDSG verpflichtet sich, die Betroffenenrechte gemäß der DSGVO umzusetzen. Die vom Nutzer bereitgestellten Bestandsdaten können auf Wunsch des Nutzers jederzeit berichtigt, geändert und gelöscht werden, sofern keine Rechte dem entgegenstehen. Auf Ersuchen des Nutzers ist auch eine Auskunft über die von DDSG gespeicherten Daten jederzeit möglich. Hierzu hat der Nutzer ein E-Mail mit entsprechendem Ersuchen und Identitätsnachweis an die E-Mail-Adresse service@docu-tools.com zu senden. Gleiches gilt bei mündlichem Ersuchen per Telefon. Der Nutzer kann den Antrag zwar formlos stellen, hat allerdings seine Identität nachzuweisen (z.B. durch Zusendung einer Ausweiskopie). DDSG wird dem Ersuchen innerhalb der gesetzlichen Frist von einem Monat nachkommen.

DDSG verpflichtet sich weiters, all jene, denen Daten weiter übermittelt wurden, über die Richtigstellung, Löschung oder Einschränkung der Datenverarbeitung zu informieren.

Der Nutzer hat das Recht, auf Anfrage die von DDSG gespeicherten Bestandsdaten in üblicher, maschinenlesbarer Form zu verlangen. Hierzu hat der Nutzer ein E-Mail mit ent­sprechendem Ersuchen an die E-Mail-Adresse service@docu-tools.com zu senden.

 

 

4. Links zu nicht zu DDSG gehörigen Webseiten

Die DDSG-Webseite kann zur weiteren Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit sowie zur Informationserweiterung Links zu Webseiten von Drittanbietern enthalten. Wenn Sie auf solche Links klicken, verlassen Sie die DDSG-Webseite. Diese Seiten oder deren Datenschutzmaß­nahmen (die von den DDSG-Datenschutzmaßnahmen abweichen können) unterliegen nicht der Kontrolle von DDSG. Wir sind nicht für Informationen oder Inhalte auf Webseiten von Drittanbietern verantwortlich.

Personenbezogene Daten, die Sie an nicht mit DDSG in Verbindung stehende Drittanbieter weitergeben, fallen nicht unter die DDSG-Datenschutzerklärung. Wir empfehlen Ihnen, die Datenschutzbestimmungen jedes Unternehmens sorgfältig zu lesen, bevor Sie personen­bezogene Daten an dieses weitergeben. Einige Drittanbieter geben ihre personenbezogenen Daten unter Umständen an DDSG weiter. In diesem Fall unterliegt diese Weitergabe den Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Drittanbieters.

 

 

5. Sicherheit

DDSG setzt sich für die Sicherheit Ihrer Daten ein. Um den unberechtigten Zugriff oder die Offenlegung zu vermeiden, die Korrektheit der Daten aufrechtzuerhalten und die ordnungs­gemäße Verwendung der Daten sicherzustellen, haben wir durch unseren Provider ent­sprechende Maßnahmen (physisch, elektronisch und verwaltungstechnisch) ergriffen, mit deren Hilfe die online erfassten Daten geschützt und gesichert werden. Kritische Daten wie z.B. Kredit­karteninformationen werden verschlüsselt erfasst und übertragen. Die Sicherheitsmaß­nahmen von DDSG werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

DDSG sichert Daten nach dem Stand der Technik (insbesondere privacy by design/privacy by default). Tritt dennoch ein Datenmissbrauchsfall ein oder werden Daten unberechtigt durch Dritte entwendet, ist DDSG dazu verpflichtet, innerhalb von 72 Stunden nach Kenntnis die zuständige Datenschutzbehörde zu informieren. Sollte bei diesem Missbrauchsfall ein hohes Risiko für Betroffene entstehen, ist DDSG dazu verpflichtet, die Betroffenen unverzüglich zu verständigen.

DDSG überbindet dieses Sicherheitsverständnis auch auf die von uns in Anspruch genommenen Auftragsdatenverarbeiter, die wir zur Einhaltung gleicher oder gleichartiger Sicherheitsvorkehrungen verpflichtet haben.

 

5.1 Verpflichtungen des Nutzers

Der Nutzer/Lizenznehmer verpflichtet sich, alle zumutbaren Maßnahmen zu ergreifen, um die gespeicherten Daten und Informationen gegen den unberechtigten Zugriff Dritter zu schützen.

 

 

6. Cookies und ähnliche Technologien

Cookies sind kleine Textdateien, die im Webbrowser-Speicher eines Computers gespeichert werden. Sie ermöglichen Webseitenanbietern beispielsweise nachzuvollziehen, wie Personen eine Webseite nutzen, sie speichern die Login-Daten eines Nutzers und die Webseiten-Einstellungen. Hier wird erläutert, wie wir Cookies und andere ähnliche Technologien ver­wenden, um mit deren Hilfe sicherstellen zu können, dass unsere Dienste ordnungsgemäß funktionieren, Betrug und anderen Schäden vorbeugen zu können und die Dienste in Überein­stimmung mit unserer Datenschutzerklärung zu analysieren und zu verbessern. Die hier groß­geschriebenen Begriffe aus dem Englischen, die nachstehend nicht anders definiert sind, haben die diesen Begriffen in der Datenschutzerklärung zugewiesene Bedeutung.

 

6.1 So verwenden wir Cookies

Cookies spielen bei uns eine wichtige Rolle; mit ihrer Hilfe können wir personenbezogene, effektive und sichere Dienste bereitstellen. Wir verwenden auf unserer Webseite Cookies. Zwar ändern wir die Cookies regelmäßig, wenn wir unsere Dienste verbessern oder ergänzen, aber wir verwenden Cookies grundsätzlich zu folgenden Zwecken:

 

  1. a) Zum Betreiben unserer Dienste

Einige Cookies sind für den Betrieb unserer Webseite und die Bereitstellung unserer Dienste unbedingt erforderlich. Wir verwenden diese Cookies auf unterschiedliche Art und Weise, und zwar unter anderem wie folgt:

  • Authentifizierung: Wir verwenden Cookies, um Ihren Login-Status zu speichern, sodass Sie sich nicht einloggen müssen, wenn Sie auf unserer Seite oder Ihrem Nutzer-Account browsen. Wenn Sie sich beispielsweise in Ihr docu tools Nutzer-Konto einloggen, verwenden wir ein Cookie, sodass Sie sich nicht noch einmal einloggen müssen, während Sie in unserem Dienst browsen.
  • Betrugsvorbeugung und -erkennung: Mithilfe der von uns über Webseiten und die Dienste eingesetzten Cookies und ähnlichen Technologien bringen wir etwas über die Computer und Webbrowser in Erfahrung, die zum Zugriff auf die Dienste verwendet werden. Diese Informationen helfen uns dabei, eine potenziell schädliche oder rechtswidrige Nutzung unserer Dienste zu überwachen und zu erkennen.
  • Seiten-Funktionen und Dienste: Wir verwenden Cookies, um zu speichern, wie Sie unsere Dienste am liebsten nutzen, sodass Sie Ihre Einstellungen nicht nach jedem Einloggen in Ihr Konto erneut vornehmen müssen. Sie können z.B. Ihr docu tools-Erlebnis nach Ihren Wünschen anpassen (wir nutzen dabei Local Storage, damit wir z.B. den Letztstand der Kachel- oder Listenansicht für die Projekte speichern).

 

  1. b) Zur Analyse und Verbesserung unserer Dienste

Mithilfe von Cookies können wir verstehen, wie unsere Webseite und Dienste Ihnen besser dienen können. Über Cookies erfahren wir, wie Personen auf unsere Webseite gelangen und wir erhalten durch sie Hinweise auf Verbesserungen oder Erweiterungen, die wir auf unserer Webseite und bei unseren Diensten vornehmen müssen.

 

6.2 So verwenden wir andere Technologien
  1. a) Zählpixel

Zählpixel (auch Web Beacon oder Clear GIF genannt) können im Zusammenhang mit einigen Diensten verwendet werden, unter anderem, um die Handlungen von Nutzern (z. B. E-Mail-Empfängern) nachzuverfolgen, den Erfolg unserer Marketingkampagnen zu bewerten und Statistiken über die Nutzung der Dienste und die Rücklaufquoten zu erstellen.

  1. b) Analysen Dritter

Wir verwenden Google Analytics. Dieser Dienst verwendet Cookies und ähnliche Technologien zur Erhebung und Analyse von Informationen über die Nutzung der Dienste und zum Berichten von Aktivitäten und Trends. Dieser Dienst kann auch Informationen über die Nutzung anderer Webseiten, Apps und Online-Ressourcen erheben. Informationen zu den Praktiken von Google erhalten sie auf der Webseite von Google. In der nachstehenden Tabelle erhalten Sie weitere Informationen zur Verwendung von Analysen Dritter durch uns.

6.3 Cookie-Tabelle

Nachstehend sind die üblicherweise von uns verwendeten Cookies angeführt. Diese Auflistung ist nicht abschließend, in ihr legen wir jedoch die Hauptgründe für das Setzen von Cookies durch uns dar.

 

DDSG Webseite – Cookies (www.docu-tools.com)

 

Cookie Name

Purpose

Persistent or session

em_cdn_uid

Sets a value to track user metrics

Persistent

pll_language

Sets a Language Code

Persistent

Cookie-Bar

Sets a value that Cookies if allowed

Persistent

 

Cookies Dritter

 

Cookie Name

Purpose

Opt out link

Google

Used for analytics and service improvement

tools.google.com/dlpage/gaoptout

 

 

DDSG Software Local Storage (Funktionalität wie Cookies)

 

Cookie Name

Purpose

Persistent or session

<id>:recentSearchRequests

Save the last global search requests of a specific user

Persistent

<id>:planSelectionViewType

Save the type (tile or list) for the plan selection for a user

Persistent

<id>:projectSelectionViewType

Save the type (tile or list) for the project selection for a user

Persistent

docuToolsLogout

Internal counter, to help the software to logout in all open tabs.

Persistent

 

 

DDSG Session Storage (wird nur solange gespeichert, bis Tab oder Browser geschlossen wird)

 

Cookie Name

Purpose

Persistent or session

language

Current language of the software

temporary

token

Login token and it‘s metadata

temporary

 

6.4 So verwalten Sie Cookies

Sie können in Ihrem Webbrowser eventuell Ihre Cookie-Einstellungen ändern, also auch DDSG-Cookies löschen oder deaktivieren. Bitte lesen Sie dazu den Abschnitt „Hilfe“ Ihres Webbrowsers oder klicken Sie auf die nachstehenden Links, um mehr über Ihre Optionen zu erfahren. Wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass, falls Sie sich zur Deaktivierung von Cookies entscheiden, einige Funktionen unserer Webseite oder Dienste eventuell nicht mehr bestimmungsgemäß funktionieren: 

 

 

7. Urheberrecht

DDSG ist bemüht, stets die Urheberrechte anderer zu beachten bzw. auf selbst erstellte sowie lizenzfreie Werke zurückzugreifen. Die durch die Seitenbetreiber erstellten Inhalte und Werke auf diesen Seiten unterliegen dem österreichischen Urheberrecht. Beiträge Dritter sind als solche gekennzeichnet. Die Vervielfältigung, Bearbeitung, Verbreitung und jede Art der Verwertung außerhalb der Grenzen des Urheberrechts bedürfen der schriftlichen Zustimmung des jeweiligen Autors bzw. Erstellers. Downloads und Kopien dieser Seite sind nur für den privaten, nicht kommerziellen Gebrauch gestattet. Die Erstellung einer Sicherheitskopie, die deutlich gekennzeichnet sein muss, ist dem Nutzer gestattet.

 

 

8. Datei-Upload in der DDSG-Software

Im Rahmen der Nutzung der Produkte bzw. Leistungen von DDSG kann der Nutzer Bau­pläne, Bilder, Fotos, Textdateien und Audioinformationen zu Baumängeln auf den Webserver von DDSG hochladen und speichern. Die Verantwortung für die datenschutzkonforme Verarbeitung liegt ausschließlich beim Nutzer. Strenge interne Abläufe und Systeme regeln und gewährleisten, dass diese digitalen Inhalte keinen unberechtigten Nutzern zugänglich gemacht werden. Der Nutzer kann durch Freischalten selbst bestimmen, wem die hochgeladenen und gespeicherten Inhalte zugänglich sind. Der Nutzer gibt an, wer Zugang zu Dateien eines bestimmten Bauprojekts haben soll. Der Nutzer kann diese Dateien und Daten jederzeit deakti­vieren bzw. den Zugang für Nutzer sperren.

 

Fragen zum Datenschutz

Wenn Sie Fragen oder Bedenken hinsichtlich der DDSG-Datenschutzerklärung oder -verar­beitung haben oder wenn Sie einen möglichen Verstoß gegen österreichische Datenschutz­gesetze aufzeigen möchten, können Sie gerne Kontakt mit uns aufnehmen. Wir sind jederzeit unter der E-Mail-Adresse des DDSG-Support für Ihr Land zu erreichen. Wir gehen jedem Hinweis nach und beantworten Ihre Anfrage gegebenenfalls schnellstmöglich. Wenn Sie mit der erhaltenen Antwort nicht einverstanden sind, können Sie Ihre Beschwerde an die Datenschutz­behörde in Österreich weiterleiten. Auf Ihre Anfrage können wir Ihnen Informationen darüber bereitstellen, welche Beschwerdemöglichkeiten Ihnen im jeweiligen Fall offenstehen.

DDSG ist berechtigt, die DDSG Datenschutzerklärung zu ändern, soweit dies erforder­lich ist. Werden an der Datenschutzerklärung wesentliche Änderungen vorgenommen, wird eine entsprechende Mitteilung zusammen mit der aktuellen Version der Datenschutzerklärung auf unserer Webseite veröffentlicht.